Tietosuojaseloste

Dokumentti päivitetty 25.4.2022

Rekisterinpitäjä

Rauhankasvatusinstituutti ry
Osoite: Siltasaarenkatu 4, 00530 Helsinki
Puh. +358 44 302 2042

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Riikka Jalonen
Sähköpostiosoite: riikka.jalonen@rauhankasvatus.fi
Puh. +358 44 302 2042

Rekisterin nimi

Rauhankasvatusinstituutin tapahtumien ja koulutusten osallistujarekisteri, yhteistyökumppanirekisteri

Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään soveltuvin osin rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella ilmoittautumisten, yhteydenottojen, yhteistyön, asioinnin, markkinoinnin, raportoinnin ja muiden asian hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä ja mahdollistamiseksi.

Rekisterissä käsiteltäviä ilmoittautumis-, yhteistyö- ja henkilötietoja voidaan käyttää myös Rauhankasvatusinstituutin tapahtumiin ja koulutuksiin liittyvän viestinnän kohdentamiseksi, Rauhankasvatusinstituutin tapahtumiin ja koulutuksiin liittyviin markkinointitoimenpiteisiin, yhteistyön hoitamiseen, hankeraportointiin sekä mahdollisessa tutkimustarkoituksessa.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan rekisteröitäviltä itseltään mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista ja muissa tilanteissa, joissa rekisteröitävä luovuttaa tietojaan.

Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

Rauhankasvatusinstituutti ei kerää evästetietoja omilta verkkosivuiltaan.

Rekisterin tietosisältö

Rekistereissä voidaan käsitellä johonkin Rauhankasvatusinstituutin tapahtumaan tai koulutukseen ilmoittautuneen antamia tapahtuman tai koulutuksen toteuttamisen tai yhteistyön kannalta tarpeellisia tietoja. Nämä rekisteröidyn itsensä syöttämät tiedot tai Rauhankasvatusinstituutin keräämät tiedot julkisista lähteistä saattavat sisältää mm. seuraavia tietoja:

Yhteyshenkilön:

Nimi
Osoitetiedot
Puhelinnumerot
Sähköpostiosoite
Organisaatio ja rooli
Tiedot jäsenmaksusuorituksesta
Laskutustiedot
Sopimukseen tai tilattuun palveluun liittyvät tiedot
Ruokavaliotoiveet
Syntymäaika
Muut tilaisuuden toteuttamisen tai yhteistyön kannalta oleelliset tiedot.

Tietojen luovutus ja siirtäminen

Mitään henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille, paitsi silloin kun rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen tätä edellyttää. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Tietojen suojaus

Henkilötiedot pidetään turvassa tietoturvan osalta päivitetyssä Microsoftin pilviympäristössä, jossa on vahva tunnistautuminen. Järjestelmän käyttö vaatii henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan. Kyky palauttaa tiedot nopeasti vikatilanteessa on turvattu säännöllisellä varmuuskopioinnilla. Palveluiden käytettävyys on muuten varmistettu huolehtimalla ohjelmistojen ylläpidosta säännöllisesti.

Tietojen käsittelyn kesto

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteröidyn tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän tapahtuman mahdollistamiseksi, yhteistyön sopimuksellisen keston ajaksi sekä laskutuksen osalta lain velvoittamat kuusi vuotta. Tiedot poistetaan viimeistään silloin, kun niiden edellä määritellyt säilytysajat ovat kuluneet.

Tietojen käsittelijät

Rekisteriä käsittelevät toiminnanjohtaja tai viestinnän suunnittelija tai viestintäpäällikkö tai vastaava koordinoiva taho järjestön sisältä.

Rekisteröityjen oikeudet

Tarkastusoikeus eli oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot. Jos tiedoissa ilmenee virheellisyyksiä tai puutteita, voi rekisteröity pyytää korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
Vastustamisoikeus eli oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli rekisteröity kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai ilman asianmukaista oikeutta. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä.
Poisto-oikeus eli oikeus pyytää poistamaan rekisteriin tallennettuja tietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tulla unohdetuksi.
Tiedonsiirto-oikeus eli oikeus siirtää tietojaan järjestelmästä toiseen.
Valitusoikeus eli oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Peruutusoikeus eli oikeus peruuttaa aiemmin annettu suostumus tietojen käsittelylle.

Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista tai poistoa koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Mikäli rekisterinpitäjä ei suostu rekisteröidyn vaatimuksiin, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia, että kiistanalaisten tietojen käsittelyä rajoitetaan siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistuksi.

Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle. Rekisterinpitäjä vastaa yhteydenottoihin ja pyyntöihin EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muutokset tietosuojaselosteessa

Mikäli muutamme tätä selostetta, päivitämme selosteen päivämäärän. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen.